Funed recebe prêmio “Destaques do Controle”, da CGE

Nesta quarta-feira (14/12), a Fundação Ezequiel Dias (Funed) participou da cerimônia de premiação Destaques do Controle, realizada pela Controladoria Geral do Estado (CGE). A Fundação foi agraciada na categoria “Governança e Controle”, pelo trabalho intitulado: Aprimoramento do processo de Gestão e Fiscalização de Contratos Administrativos na Fundação Ezequiel Dias: Instrução Normativa, Modelagem de Processos, Manual de Gestão e Fiscalização de Contratos e Business Intelligence (BI). O reconhecimento se deve à iniciativa que contribui para o fortalecimento da governança, controles internos e gerenciamento de riscos e parte da equipe responsável pela implementação do projeto esteve presente no evento.

Para o presidente da Funed, Eduardo Prosdocimi, a participação da equipe na cerimônia de premiação é bastante significativo. “Vocês não imaginam o quanto para a Funed é importante estar aqui recebendo um prêmio de controle. O processo de gestão e fiscalização de contratos teve início há muitos anos e essa equipe conseguiu finalizar o ciclo e ainda ser premiada. Isso nos motiva a aprimorarmos cada vez mais os nossos processos, para que possamos cada vez mais contribuir para o fortalecimento do Sistema Único de Saúde (SUS)”, destaca o presidente.

A gestão e fiscalização de contratos na Funed tem se mostrado, ao longo dos anos, uma atividade bastante desafiadora. Isso porque os envolvidos no processo precisam lidar com uma quantidade variável de itens e serviços a serem contratados, relacionados a três eixos finalísticos de atuação bem distintos da instituição, que são: desenvolvimento farmacêutico industrial, vigilância laboratorial e pesquisa, desenvolvimento e inovação. A esses eixos, somam-se os itens e serviços típicos de área meio, imprescindíveis para que os objetivos finalísticos sejam atingidos.

A chefe da Divisão de Compras e Gestão de Contratos da Funed, Viviane Neves Campos, explica que a gestão de contratos é uma atividade de grande relevância, uma vez que possibilita o controle, acompanhamento e fiscalização do fiel cumprimento das obrigações assumidas pelas partes, de forma que sua execução ocorra com qualidade e em respeito à legislação vigente. “Padronizar o processo, orientar e dar instrumentos para os gestores e fiscais cumprirem adequadamente o seu dever é fundamental para o bom desempenho da atividade, para o alcance dos resultados esperados com eficiência e eficácia e consequente otimização dos gastos públicos”, ressalta.

Histórico
O cenário que se via na Funed até o final do ano passado era de necessidade de aprimoramentos nos controles internos e poucos instrumentos formais para auxiliar o trabalho dos fiscais para que eles pudessem exercer as atividades inerentes à fiscalização de contratos. “A instituição não possuía uma rotina de treinamentos relacionados ao tema para servidores, que reportavam não conseguirem compreender, de forma sistêmica, todo o processo e itens que estavam sob sua responsabilidade de fiscalização”, conta Viviane.

A partir da compreensão, pela alta gestão da Funed, da situação apresentada em 2021, a Presidência decidiu compartilhar essa preocupação com todas as diretorias e não somente com a Diretoria de Planejamento, Gestão e Finanças (DPGF), no intuito de superar as dificuldades percebidas e propor soluções que atendessem, na medida do possível, às especificidades da Fundação como um todo. O foco inicial do projeto consistiu na discussão da minuta de Instrução Normativa de Gestão e Fiscalização de Contratos, com o objetivo de regulamentar o processo dentro da Funed e possibilitar a melhoria do processo a partir da instituição da figura do gestor de contratos, papel antes inexistente dentro da instituição.

O trabalho desse grupo resultou na publicação da Instrução Normativa nº 004/2022, de 25 de agosto de 2022, que estabeleceu as normas internas relativas à gestão e fiscalização de contratações na Fundação. Em paralelo, a partir da realização de encontros com as áreas técnicas, constatou-se também a necessidade de elaboração de um outro instrumento que descrevesse, de forma operacional e prática, o processo de gestão e fiscalização de contratos administrativos na Funed. O intuito era subsidiar, por meio de uma linguagem clara e acessível, o desempenho das atividades inerentes à função pelos fiscais, gestores e solicitantes, nos casos de itens que não são regidos por meio do instrumento formal de contrato. Evidenciou-se, ainda, a necessidade de melhoria em vários pontos do processo que, inicialmente, não estavam contemplados na instrução normativa, com o objetivo de padronizar a execução das atividades pelos servidores de forma a respeitar o efetivo atendimento às legislações relacionadas ao tema.

Uma vez que essa demanda também se tornou prioritária para a instituição, os diretores indicaram representantes das suas unidades para participar do processo de discussão e construção de um Manual de Gestão e Fiscalização de Contratos no âmbito da Funed, sendo a coordenação dessa atividade repassada à Unidade de Gerenciamento de Processos de Negócios (UGPN). No final de agosto de 2022, o Manual foi homologado e publicado, representando um grande marco para a instituição, com o estabelecimento de um processo formal que pode trazer melhoria da qualidade e eficiência na gestão e fiscalização dos contratos administrativos, de forma aderente às legislações pertinentes ao assunto.

Para a assessora de Gestão e Integração Institucional, Aline Branco Macedo, o conhecimento normativo é essencial para que o gestor e o fiscal possam tomar as decisões do dia a dia com mais embasamento. “Ferramentas como as propostas pelo grupo de trabalho promovem uma reflexão da nossa prática cotidiana, do nosso dia a dia, para que possamos ter mais qualidade em todo o processo e maior segurança jurídica das ações”, frisa a assessora. Aline enfatiza ainda que o fato da Funed ter sido reconhecida por um agente externo, como a CGE, reforça um trabalho que é referência não só dentro da Casa, como também externamente. “Ganhar esse prêmio é muito importante para a Funed, principalmente no ano em que completamos 115 anos. Isso porque ele mostra que temos concretizado ações para dar robustez e fortalecer internamente a instituição, em processos de impacto transversais. Com certeza, tais instrumentos impactarão positivamente nas entregas da instituição para a sociedade “, completa.

Business Intelligence (BI)
No decorrer das discussões sobre os processos, normativos e manual, tornou-se clara a necessidade de implementar ferramentas para auxiliar na operacionalização da gestão e fiscalização de contratos, de forma a dar acesso a informações e subsidiar os gestores, fiscais e alta gestão na tomada de decisões relacionadas ao tema. Essa necessidade foi identificada pela Presidência, que solicitou à UGPN, em paralelo à elaboração do manual, o desenvolvimento de uma ferramenta de Business Intelligence (BI) que disponibilizasse o acesso atualizado aos dados dos contratos celebrados ao longo dos anos pela Funed.

Business Intelligence pode ser definida como o conjunto de ferramentas e métodos que objetivam a transmissão de informações importantes para os gestores e ou tomadores de decisão. O BI permite analisar os dados com mais facilidade e restaurá-los de uma forma mais acessível e intuitiva, com utilização, por exemplo, de dashboards, que facilitam a visualização e compreensão das informações compiladas. A UGPN realizou estudos e conversou com outras instituições para o atendimento da demanda, tendo disponibilizado a ferramenta na Intranet da Fundação no menu sistemas, podendo ser acessada por todos os interessados.

Demanda antiga
A assessora da Diretoria Industrial, Maria Aparecida Galvão, também participou do processo e relembra que em momentos anteriores, há mais de 15 anos, já houve essa tentativa de padronizações dos contratos. “Apesar da legislação exigir, outras demandas acabavam tendo mais prioridade e o trabalho não foi concluído. Um dos grandes diferenciais foi o fato da alta gestão ter tomado frente do processo e o ter definido como meta para as diferentes diretorias da Funed, pois assim o trabalho pode ser feito a muitas mãos, como uma coordenação mais próxima da UGPN. O próximo passo agora é conscientizar os servidores sobre a importância do Manual e de todas as responsabilidades que envolvem a designação de um contrato. Acredito que a premiação da CGE possa fortalecer todo esse processo”, reforça.

Os servidores que integraram o grupo de trabalho e conduziram as interlocução com diretorias, contribuindo para a implementação do projeto na Funed foram: Aline Branco Macedo (AGEII); Viviane Neves Campos (DCGC); Polyane Avelar Rezende (UGPN); Juliana Ramos dos Santos (UGPN); Thais Helena Parizzi Saraiva (SCONTR); Clarissa de Almeida Gonzaga (DIOM); Maria Aparecida Galvão (DI); Ester Rodrigues Espeschit (DPD); Gerda Graciela Rodrigues (UGPN); Rosângela Tatiana da Silva (DGFO) e Guilherme Moreira (DPGF). É importante salientar, entretanto, que esses servidores representam todos os demais que contribuíram para o desenvolvimento do projeto.